DorukSistem

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN AYDINLATMA BEYANI

İşbu Aydınlatma Beyanı; veri sorumlusu sıfatıyla hareket eden DORUKSİSTEM MÜHENDİSLİK TEKNOLOJİ DANIŞMANLIK SAN. VE TİC. A.Ş. (“DORUKSİSTEM”) tarafından DORUKSİSTEM’ in 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“Kanun”) uygun olarak; “ilgili kişilerin” kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin açıklamalarda bulunmak, “ilgili kişi” leri bilgilendirmek ve Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (“KVKK”) 10. maddesinden doğan aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla kaleme almıştır.

İşbu Aydınlatma Beyanı başta özel hayatın gizliliği olmak üzere temel hak ve özgürlüklerin korunması için DORUKSİSTEM tarafından gerçekleştirilen uygulamalara ilişkin bilgilendirmeyi amaçlamaktadır. Bilgi güvenliğinin sağlanması ve korunması ile etik değerlere saygı öncelikli prensiplerimiz arasında yer almaktadır.

1. İlgili Kişi Gruplarına İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Hissedarların/ortakların; kimlik bilgileri (ad, soyad, doğum tarihi, T.C. kimlik numarası), kimlik bilgileri (kurum kartvizitleri),iletişim bilgileri (ikametgâh adresi, cep ve ev telefonu), hukuki işlem bilgileri (şirketi ile ilgili konularda adına açılan dava dosyalarının takibi), finans bilgileri (banka hesap bilgileri, fatura bilgileri), işlem güvenliği ve finans bilgileri (kullanıcı sistem logları) ile risk yönetimi bilgileri (hissedarlara ait risk değerlendirmesi) görsel kayıtları (güvenlik kamera sistemi) ve diğer bilgileri (bilgi güvenliği politikaları, gizlilik ve disiplin sözleşmesi, haber ve yayın kuruluşları ile yapılan organizasyon faaliyetleri, sosyal organizasyon fotoğrafları, eğitim video ve fotoğrafları, şirket sosyal hesaplarına ait paylaşımlar eğitim bilgileri, araç sınıf sürücü )
Çalışanların; kimlik bilgileri (ad, soyadı, doğum tarihi, T.C. kimlik no, cinsiyet, medeni hali), kimlik bilgileri (kurum kartvizitleri), iletişim bilgileri (ikametgâh adresi, cep ve ev telefonu), ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri bilgileri (sabıka kaydı), finans bilgileri (maaş hesap bilgileri) işlem güvenliği bilgileri (kullanıcı sistem logları), ve görsel kayıtları (güvenlik kamera sistemi) özlük bilgileri (hizmet sözleşmesi, belirsiz iş sözleşmesi, sigortalı işe giriş bildirgesi, ücret hesap pusulası, maaş tahakkuk verileri, puantaj verileri, yıllık izin-idari izin ve ücretsiz izin dilekçeleri, sigortalı işten ayrılış bildirgesi, çalışma belgesi, hizmet sözleşmesi sona ermesine ilişkin düzenlenen dokuman ve tutanaklar, iş kazalarında yapılması gereken idari işlemler ve SGK iş kazası bildirimleri, iş kazası tutanağı, kanunen özlük dosyasına girmesi gereken her türlü bilgi ve belge ) ve diğer bilgileri, (bilgi güvenliği politikaları, gizlilik ve disiplin sözleşmesi, pasaport bilgileri, vize için gerekli bilgiler eğitim bilgileri, araç sınıf sürücü bilgisi, vesikalık fotoğraf, 1. derece aile yakınlarının asgari geçim indirimi hesaplamaları için tespiti, askerlik durum bilgisi, sağlık yeterlilik bilgisi, haber ve yayın kuruluşları ile yapılan organizasyon faaliyetleri, sosyal organizasyon fotoğrafları, eğitim video ve fotoğrafları, şirket sosyal hesaplarına ait paylaşımlar),
Tedarikçi çalışanlarının; kimlik bilgileri (ad, soyad, doğum tarihi, T.C. kimlik numarası), iletişim bilgileri (cep telefonu, ikametgâh adresi), özlük bilgileri (işe giriş tarihi, diploma), işlem güvenliği bilgileri, görsel kayıtları (güvenlik kamera sistemi) ve diğer bilgileri, (araç sınıf sürücü bilgisi)
Stajyerlerin; kimlik bilgileri (ad, soyad, doğum tarihi, T.C. kimlik no, cinsiyet, medeni hali), iletişim bilgileri (ikametgâh adresi, cep ve ev telefonu), görsel kayıtları (güvenlik kamera sistemi), özlük bilgileri (iş kazası tutanağı, kanunen özlük dosyasına girmesi gereken her türlü bilgi ve belge), finans bilgileri (maaş hesabı bilgileri) ve diğer bilgileri, (eğitim bilgileri, vesikalık fotoğraf, fotoğraf, sağlık yeterlilik bilgisi, haber ve yayın kuruluşları ile yapılan organizasyon faaliyetleri, sosyal organizasyon fotoğrafları, şirket sosyal hesaplarına ait paylaşımlar),
Çalışan adaylarının; kimlik bilgileri (ad, soyad, doğum tarihi, doğum yeri, cinsiyet, medeni hali), iletişim bilgileri (ikametgah adresi, cep ve ev telefonu, e-posta), mesleki deneyi bilgileri (mevcut iş durumu, sertifikalar, eğitimler),ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri bilgileri (sabıka kaydı), görsel kayıtları (güvenlik kamera sistemi) ve diğer bilgileri (araç sınıf sürücü bilgisi, askerlik durum bilgisi, seyahat engeli, mesai dışı çalışma imkanı, çalışma koşullarına uygunluk açısından sağlık bilgileri, referans bilgisi, eğitim bilgisi, yabancı dil bilgisi),
Ziyaretçilerin; kimlik bilgileri (ad, soyad,) iletişim bilgileri (telefon numarası, mail adresi), görsel ve işitsel kayıtları, (referans kişi santral görüşmeleri), ve diğer bilgileri (varsa çalıştığı kurum bilgisi)
Veliler/vasiler/temsilcilerin; kimlik bilgileri (referans kişi ad, soyad), iletişim bilgileri (referans kişi telefon, mail)
Ürün ve Hizmet Alan Kişilerin; kimlik bilgileri (ad, soyad bilgisi), ürün veya hizmet alan kişilerin iletişim bilgileri (mail adresi, şirket adı, telefon numarası)
Fuar ziyaretçilerin; kimlik bilgileri (ad, soyad), iletişim bilgileri (mail adresi, firma adı, telefon numarası)

2. Kişisel Verilerin İşlenme Amacı

DORUKSİSTEM tarafından toplanan aşağıda ayrıntılı bilgileri verilen kişisel verileriniz ve özel nitelikli kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlar doğrultusunda Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenecektir. Buna göre;

Çalışan adayı/stajyer/öğrenci seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla,
Çalışan adaylarının başvuru sürecinin yürütülmesi amacıyla,
Çalışan için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla,
Çalışanlar için yeni haklar menfaatler süreçlerinin yürütülmesi amacıyla,
Denetim ve etik faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla,
Eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla,
Erişim yetkilerinin yürütülmesi amacıyla,
Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi amacıyla,
Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi amacıyla,
Fiziksel mekân güvenliğinin tanımı amacıyla,
Hukuk işleminin takibi ve yürütülmesi amacıyla,
Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi,
İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla,
Mal, hizmet üretim operasyonlarının yürütülmesi,
Müşteri ilişkileri yönetim sürecinin yürütülmesi,
Müşteri memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi amacıyla,
Risk yönetim süreçlerinin yürütülmesi amacıyla,
Sosyal sorumluluk ve sivil toplum aktivitelerinin yürütülmesi amacıyla
Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla,
İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi amacıyla,
Taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini amacıyla,
Tedarik zinciri yönetim süreçlerinin yürütülmesi amacıyla,
Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini amacıyla,
Yatırım süreçlerinin yürütülmesi amacıyla,
Yetkili kişi, kurum ya da kuruluşlara bilgi verilmesi amacıyla,
Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla,
Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi amacıyla,

3. Kişisel Verilerin Aktarılabileceği Taraflar ile Aktarım Amacı

DORUKSİSTEM tarafından toplanan kişisel verileriniz yukarıda detayları verilen amaçlar doğrultusunda aşağıdaki ayrıntılı bilgileri verilen kişi, kurum veya kuruluşlarla şekilde KVKK’ nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde paylaşılabilecektir. Buna göre;

Hissedarların/ortakların kimlik bilgileri (ad, soyad, doğum tarihi, T.C. kimlik numarası, yabancı T.C. kimlik numarası), tedarikçi çalışanlarının iletişim bilgileri, (cep telefonu, ikametgah adresi), tedarikçi çalışanlarının özlük bilgileri (işe giriş tarihi, diploma), tedarikçi çalışanlarının sağlık bilgileri (SGK bilgisi), hissedarların/ortakların iletişim bilgileri (ikametgâh adresi, cep ve ev telefonu), çalışanların iletişim bilgileri (ikametgâh adresi, cep ve ev telefonu), çalışanların ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri bilgileri (sabıka kaydı), stajyerlerin iletişim bilgileri (ikametgâh adresi, cep ve ev telefonu), hissedarların/ortakların diğer bilgileri (eğitim bilgileri, araç sınıf sürücü bilgisi), çalışanların diğer bilgileri, (eğitim bilgileri, araç sınıf sürücü bilgisi, 1. derece aile yakınlarının asgari geçim indirimi hesaplamaları için tespiti, askerlik durum bilgisi, sağlık yeterlilik bilgisi, mezuniyet diploması, ehliyet), çalışanların kimlik bilgileri (ad, soyad, doğum tarihi, T.C. kimlik no, cinsiyet), çalışanların özlük bilgileri (hizmet sözleşmesi, sigortalı işe giriş bildirgesi, ücret hesap pusulası, maaş tahakkuk verileri, puantaj verileri, kanunen özlük dosyasına girmesi gereken her türlü bilgi ve belge), çalışanların maaş hesabı bilgileri, tedarikçi çalışanlarının kimlik bilgileri (ad, soyad, doğum tarihi, T.C. kimlik numarası), stajyerlerin özlük bilgileri (iş kazası tutanağı, kanunen özlük dosyasına girmesi gereken her türlü bilgi ve belge), stajyerlerin finans bilgileri (maaş hesabı bilgileri), çalışan adaylarının diğer bilgileri (araç sınıf sürücü bilgisi, askerlik durum bilgisi), çalışan adaylarının diğer bilgileri (eğitim bilgisi), çalışan adaylarının sağlık bilgileri (sağlık problemleri) yetkili kamu kurum ve kuruluşlarıyla,
Hissedarların/ortakların hukuki işlem bilgileri (şirketi ile ilgili dava dosyalarının takibi) yetkili kamu kurum ve kuruluşlarıyla, şirketin hukuk bürosuyla,
Hissedarların/ortakların işlem güvenliği, (kullanıcı sistem logları), çalışanların işlem güvenliği bilgileri (kullanıcı sistem logları) kamu kurum ve kuruluşları ve BTK ile,
Hissedarların/ortakların finans (kullanıcı sistem logları), çalışanların finans bilgileri yetkili kamu kurum ve kuruluşlarıyla, anlaşmalı bankalar ile,
Hissedarların/ortakların risk yönetimi bilgileri (kullanıcı sistem logları, hissedarlara ait risk değerlendirmesi) yetkili kamu kurum ve kuruluşlarıyla, istendiği takdirde KVKK komitesi ve denetçi kuruluşlar ile,
Hissedarların/ortakların diğer bilgileri (sosyal organizasyon fotoğrafları, şirket sosyal hesaplarına ait paylaşımlar, haber ve yayın kuruluşları ile yapılan organizasyon faaliyetleri), çalışanların diğer bilgileri (sosyal organizasyon fotoğrafları, şirket sosyal hesaplarına ait paylaşımlar, haber ve yayın kuruluşları ile yapılan organizasyon faaliyetleri), stajyerlerin diğer bilgileri (sosyal organizasyon fotoğrafları, şirket sosyal hesaplarına ait paylaşımlar, haber ve yayın kuruluşları ile yapılan organizasyon faaliyetleri), hissedarların/ortakların kimlik bilgileri (kurum kartvizitleri), çalışanların kimlik bilgileri (kurum kartvizitleri),herkese açık olacak şekilde ilgili kişilerle,
Çalışanların diğer bilgileri (pasaport bilgileri, vize için gerekli bilgiler), iş ortağı veya iş ortaklarıyla, tüm tedbirler alınarak ve gerekmesi halinde ‘ilgili kişi’ nin onayı da alınmak suretiyle paylaşılabilecek ve aktarılabilecektir. Ayrıca kişisel veriler, yasal gereklilikler doğrultusunda bahse konu kişisel verileri talep etmeye ve almaya yetkili olan kamu kurum ve kuruluşları ile de paylaşılabilmektedir.

4. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz DORUKSİSTEM tarafından e-mail gibi kanaldan, DORUKSİSTEM’ in erişimine imkân verdiğiniz sosyal medya hesapları üzerinden elektronik ortamda ve/veya çağrı merkezi kanalıyla, sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanmakta, kullanılmakta, kaydedilmekte, depolanmakta ve işlenmektedir. Kişisel verileriniz ayrıca Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında ve bu Aydınlatma Metni’ nin 1. ve 2. maddelerde belirtilen hukuki sebepler ve amaçlar doğrultusunda işlenebilecek ve paylaşılabilecektir.

5. DORUKSİSTEM Tarafından Açık Rızanız Doğrultusunda İşlenen Kişisel Veriler ve İşleme Amaçları

DORUKSİSTEM, işbu Aydınlatma Beyanı kapsamında belirtilen kişisel verileriniz, yine işbu Aydınlatma Beyanı kapsamında belirtilen amaçlara bağlı kalarak işlenebilecektir.

6. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Kişisel verileriniz, ilgili yasal mevzuatlarda belirtilen saklama sürelerince (ilgili yasal mevzuatlarda herhangi bir süre belirlenmemişse, Şirketimizin uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca veya yukarıda anılan işleme amaçlarının gerekli kıldığı süre boyunca) saklanmakta ve sonrasında KVKK’ ya uygun olarak silinmekte, yok edilmekte ya da anonim hale getirilmektedir.

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş, ilgili mevzuat ve Şirketimizin belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda Şirketimize yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir.

Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

7. Kişisel Verilerin Güvenliği

Kişisel verilerinizin işlendikleri ve saklandıkları ortamlarda yetkisiz erişime maruz kalmamaları, kaybolmamaları ve zarar görmemelerini sağlamak amacıyla, KVKK kurulu tarafından yayımlanmış Kişisel Verilerin Güvenliğine dair teknik ve idari tedbirlerin gereklilikleri düzenli olarak gözden geçirilmekte ve şirketimiz tarafından sağlanmaktadır.

8. Kişisel Veri Sahibinin Hakları

KVKK m.11 kapsamında kişisel veri sahibi olarak sizlere belirtilen haklar tanınmıştır:

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerinin işlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde/yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

9. Kişisel Veri Sahibinin Hakları ile İlgili Başvuru Yöntemleri

KVKK’ nun 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, 10 Mart 2018 tarih ve 30356 Sayılı Resmi Gazete’ de yayımlanmış “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” e istinaden aşağıdaki yöntemler ve bilgiler ile gerçekleştirebilirsiniz. DORUKSİSTEM talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, DORUKSİSTEM’ in Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarife üzerinden ücret talep etme hakkı saklıdır.

Yazılı olarak Şirketimize yapılacak başvurular, DORUKSİSTEM Aydınlatma Başvuru Formu’ nun çıktısı alınarak;

Başvuru Yöntemi	Başvurunun Yapılacağı Adres	Başvuru Gönderiminde Belirtilecek Bilgi
Şahsen Başvuru (Başvuru sahibinin bizzat gelerek kimliğini tevsik edici belge ile başvurması)	DORUKSİSTEM Danışmanlık Ltd. Şti. (ULUÇINAR VD – 3100626702) HACIHALİL MH. 1207. SK. NO:1 A/11 GEBZE 41700 KOCAELİ.	Zarfın üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır.
Noter vasıtasıyla tebligat		Zarfın üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır.
“Güvenli elektronik imza” ile imzalanarak Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) yoluyla veya kurumsal e-posta adresine mail gönderilerek.	info@doruksistem.com.tr	E-posta konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır.